Die gängige Meinung über einen Hausverwalter ist, dass dieser zu jeder Tages- und Nachtzeit erreichbar sein sollte. Außerdem ist der Verwalter ein Allroundgenie. Vom Rechtsanwalt zum Installateur, vom Bauleiter bis zum Elektriker müssen wir alles „drauf“ haben. Soweit zur Theorie bzw. zur Wunschvorstellung manches Eigentümers. Die Realität ist aber, dass eine Hausverwaltung ein Büro wie jedes andere ist. Mit üblichen Bürozeiten von Montag bis Freitag. Mit normalen Menschen, die wie jeder andere auch ihre Ruhezeiten benötigen. Viele Dienstleister bieten in ihrem Metier 24 h Dienste an, die aber teuer zu bezahlen sind. Leider sind die Honorarsätze eines Hausverwalters meist so niedrig, dass er gar nicht daran denken muss, Mitarbeiter einzustellen, die Wochenend- und Nachtdienste durchführen. Wer arbeitet heute noch um € 20,00 – € 23,00 pro Monat? Wir Hausverwalter! (Durchschnittshonorar netto zzgl. MWSt. pro Monat und Wohnung). Bei jeder Betriebskostenabrechnung ärgert es mich, wenn ich sehe, dass z.B. die Reinigungsfirmen weitaus mehr als wir verdienen, obwohl sie nur 1-2 Stunden die Woche in der Wohnanlage verbringen. Ohne Haftung versteht sich. Das Schlimmste, was diesen Firmen passieren kann ist, dass sie eine zusätzliche Reinigung kostenlos durchführen müssen, wenn sie mal schlampig putzen. Die Ausbildung für eine Reinigungskraft ist zudem überschaubar und nicht wirklich kostenintensiv. Natürlich sind wir als Hausverwaltung am Wochenende erreichbar. Für absolute Notfälle versteht sich. Nicht aber für allgemeine Fragen, wie z.B. die Betriebskostenabrechnung betreffend. Wobei dies durchaus passieren kann – wie die Erfahrung gezeigt hat.  Um solche Anrufe zu verhindern, lassen wir die Eigentümer auf den Anrufbeantworter sprechen, falls diese es wünschen. Diese Nachrichten hören wir abends und am Wochenende ab und können so Notfälle von nicht so dringenden Angelegenheiten ausfiltern.

In vielen Wohnhäusern in Vorarlberg ist es üblich, die Betriebskostenabrechnung durch gewählte Rechnungsprüfer begutachten zu lassen. Nicht nur Privatverwaltungen, auch professionelle Hausverwaltungen führen diese Prüfungen durch. Viele Eigentümer, die nichts mit Zahlen anfangen können, sei es aufgrund des Alters oder aufgrund des Desinteresses, vertrauen auf diese Eigentümer und sind bei deren Zustimmung (Entlastung) zur Abrechnung beruhigt. Wobei solche Rechnungsprüfer das Wohnungseigentumsgesetz gar nicht vorsieht. Diese Vorgangsweise stammt aus dem Vereinsgesetz und ist dort ein unabdingbarer Bestandteil, der schlussendlich den Kassier aus seiner Haftung entlässt. Gemäß Wohnungseigentumsgesetz darf jeder (!) Wohnungseigentümer (oder ein Bevollmächtigter) die Betriebskostenabrechnung einsehen. Das Gesetz spricht hier von „Einsicht in die Belege“. Gegen Kostenersatz kann man sich auch Kopien der Rechnungen anfertigen lassen. Von einer Entlastung der Verwaltung wie im Vereinsgesetz kann keine Rede sein. Der Verwalter ist immer für seine Betriebskostenabrechnung verantwortlich. Der Anspruch der Eigentümer auf Rechnungslegung verjährt nach drei Jahren.

Bei Mietern ist es ein wenig anders. Im Gegensatz zum Eigentümer müsste der Hausverwalter dem Mieter keine für sein Top extrige Betriebskostenabrechnung übergeben. Es genügt die Gesamtabrechnung mit Angabe der jeweiligen Guthaben und Nachzahlungen pro Top. Diese ist im Hause auszuhängen oder beim Hausmeister zu hinterlegen. Der Mieter hat ebenfalls die Möglichkeit, die Rechnungen einzusehen und gegen Kostenersatz Kopien von Rechnungen zu erhalten.